Отдел делопроизводства и контроля

385100, Республика Адыгея, Тахтамукайский район, а. Тахтамукай, ул. Гагарина, 2,

тел. +7 (87771) 96-5-73, e-mail: saida77@mail.ru

Общие положения

1.1. Отдел делопроизводства и контроля (далее — отдел) является структурным подразделением администрации муниципального образования «Тахтамукайский район» (далее — администрация района), образованным в целях обеспечения делопроизводства и документооборота в администрации района.

1.2. Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, указами Президента Российской Федерации, нормативными актами Правительства Российской Федерации, Уставом (Основным законом) МО «Тахтамукайский район», решениями Совета народных депутатов МО «Тахтамукайский район», действующим законодательством в сфере документационного обеспечения управления, требованиями Государственного стандарта Российской Федерации к оформлению документов, Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, Инструкциями по делопроизводству и по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства в администрации района, постановлениями и распоряжениями Главы муниципального образования по вопросам деятельности администрации, отдела, данным Положением.

1.3. Отдел создается, реорганизуется и ликвидируется распоряжением Главы города, в своей деятельности подчиняется Главе муниципального образования и управляющему делами администрации муниципального образования.

1.4. Отдел финансируется за счет средств бюджета города, правами юридического лица не обладает.

1.5. Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии со всеми структурными подразделениями администрации муниципального

образования, организациями муниципального образования в пределах своей компетенции.

1.6. Отдел возглавляет руководитель отдела, который назначается и освобождается от должности распоряжением Главы муниципального образования по представлению управляющего делами администрации муниципального образования.

1.7. Для регистрации, учета, заверения документов, оформления и отправки служебной корреспонденции отдел имеет печать «Отдел делопроизводства и контроля», штампы: «Копия верна», «Исходящий», «Входящий».

1.8. Местонахождение отдела: 385100, Республика Адыгея, Тахтамукайский район, а.Тахтамукай, ул.Гагарина, 2.

Задачи отдела

Задачами отдела являются:

2.1. Обеспечение:

— четкой организации делопроизводства в администрации города и ее структурных подразделениях в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 N 536, требованиями государственных стандартов Российской Федерации, электронного документооборота;

— единого порядка документирования, организации работы с документами;

— оперативного прохождения всех видов документов в структурных подразделениях администрации города.

2.2. Координация работы структурных подразделений администрации муниципального образования по повышению эффективности деятельности и ответственности руководителей и муниципальных служащих структурных подразделений администрации муниципального образования в части подготовки нормативных правовых актов Главы города, служебной корреспонденции, обеспечение бесперебойного, четкого и повсеместного функционирования системы электронного документооборота, установление единых требований для пользователей системы.

2.3. Организация контроля за состоянием делопроизводства в структурных подразделениях администрации муниципального образования, исполнением нормативных актов Главы Республики Адыгея, Правительства Республики Адыгея, постановлений и распоряжений Главы муниципального образования, поручений Главы муниципального образования, входящей и внутренней корреспонденции.

2.4. Совершенствование форм и методов делопроизводства, электронного документооборота в администрации муниципального образования на основании единой технической политики и применения современной вычислительной, копировально-множительной, организационной техники.

2.5. Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию подготовки нормативных, организационно-распорядительных актов Главы муниципального образования, служебной корреспонденции.

2.6. Комплектование, учет и использование архивного фонда документов, созданных в результате деятельности Главы муниципального образования и отдела.

Функции отдела

Отдел в соответствии с возложенными на него задачами выполняет следующие функции:

3.1. Работа со служебной корреспонденцией:

— прием, регистрация, учет, передача исполнителям и организация отправки корреспонденции (входящей, исходящей), в том числе переданной по специальным средствам связи;

— подготовка на рассмотрение Главы муниципального образования и его заместителей полученной корреспонденции;

— регулирование хода исполнения документов, контроль за оперативным прохождением, оформлением и исполнением в установленный срок документов и служебной корреспонденции, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

— ведение учета поступившей корреспонденции путем занесения информации в модули «Входящие документы», «Постановления, распоряжения».

3.2. Организация делопроизводства в администрации муниципального образования:

— разработка и внедрение положений, инструкций, методических рекомендаций, других документов по делопроизводству и контроль за их исполнением;

— оказание консультативной, методической помощи в организации делопроизводства структурным подразделениям администрации муниципального образования;

— участие в разработке мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, внесение предложений по сокращению документооборота, количества форм документов за счет применения вычислительной и организационной техники;

— проведение анализа работы с документами в администрации города, систематическое информирование Главы муниципального образования по этому вопросу;

— организация и подготовка семинаров, совещаний по вопросам делопроизводства с сотрудниками администрации муниципального образования;

— обеспечение учета и хранения, законченных делопроизводством дел и документов администрации муниципального образования, оформление, переплет дел постоянного хранения и передача их в архивный отдел администрации муниципального образования в соответствии с действующими правилами;

— разработка и составление сводной номенклатуры дел администрации города, согласование ее с архивным отделом администрации муниципального образования, передача на утверждение Главе муниципального образования в соответствии с установленным порядком и ежегодное ее обновление;

— участие в разработке и внедрение современных технологий, программ по делопроизводству с применением компьютерной техники;

— подготовка аналитических материалов, справок, информаций по вопросам, относящимся к компетенции отдела;

3.3. Работа с постановлениями и распоряжениями Главы муниципального образования:

— редактирование и оформление проектов постановлений, распоряжений, передача для подписания Главой муниципального образования;

— регистрация и учет принятых постановлений и распоряжений Главы муниципального образования в модуле «Организационно-распорядительные документы» системы электронного документооборота;

— рассылка принятых постановлений и распоряжений Главы муниципального образования согласно реестру, оформленному исполнителем;

— выдача копий, выписок из постановлений, распоряжений Главы муниципального образования в соответствии с установленным порядком.

3.4. Работа по исполнению нормативных правовых и организационно-распорядительных актов Главы Республики Адыгея и Правительства Республики Адыгея, Главы муниципального образования на основании принципов ответственности, плановости, гласности и постоянства:

— организация текущего и оперативного контроля за исполнением нормативных правовых актов и организационно-распорядительных документов с использованием модулей «Входящая корреспонденция» и «Организационно-распорядительные документы» системы электронного документооборота;

— учет, анализ и обобщение результатов выполнения документов по существу вопроса, формам и срокам;

— своевременное информирование Главы города и руководителей администрации города о состоянии выполнения контрольных документов за определенный период;

— обобщение и анализ работы структурных подразделений администрации города по работе с документами, внесение рекомендаций по устранению выявленных нарушений.

3.5. Заверение копий документов Главы муниципального образования, заместителей Главы муниципального образования, руководителей структурных подразделений администрации города с оригиналов,

хранящихся в отделе и в структурных подразделениях администрации города согласно утвержденной номенклатуре дел.

3.6. Подготовка проектов постановлений и распоряжений Главы города, писем по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.7. Разработка нормативных документов, регламентирующих деятельность отдела.

3.8. Рассмотрение писем, обращений граждан, организаций по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

3.9. Участие в организационных мероприятиях администрации муниципального образования.

Структура


Евтых Саният Пшимафовна

Руководитель отдела


Тлепцерше Зарема Хизировна

Заместитель руководителя отдела


Тлепцерше Cаният Руслановна

Главный специалист отдела


Неужрокова Марина Шихамовна

Главный специалист отдела


Ачмиз-Асет-Гиссовна

Ведущий специалист отдела

Нормативные документы


Положение об отделе